Archivado de correo electrónico que el auditor acepta
Los correos electrónicos relevantes para la actividad empresarial están sujetos a la obligación de conservación en Alemania: seis años según el derecho comercial, diez años para la documentación fiscalmente relevante. Los archivos PST en portátiles y las copias de seguridad de buzones no cumplen con esto, ya que no son completos, ni inalterables, ni buscables. Conbool Archive archiva automáticamente cada mensaje entrante y saliente de forma inalterable conforme a normativa y lo vuelve a encontrar en segundos.
Por qué Conbool Archive convence
- Cumple con la obligación de conservación: cada correo electrónico empresarial se archiva de forma completa e inalterable, incluidos los archivos adjuntos
- Encuentra cualquier mensaje en segundos: búsqueda de texto completo en contenidos y adjuntos, incluso a lo largo de años
- Protege la privacidad de los empleados: acceso por defecto solo al propio buzón, buzones de terceros solo mediante el principio de doble verificación
- Funciona sin intervenir en el buzón: conexión mediante SMTP-Journaling, independiente del servidor de correo utilizado
- Made in Germany: almacenamiento en centros de datos con certificación ISO 27001 y un registro de acceso completo
Archivado en todos los niveles
| Función | Qué hace Conbool Archive |
|---|---|
| Archivado inalterable conforme a normativa | Cada mensaje se almacena de forma inalterable, incluidos los archivos adjuntos y los encabezados completos |
| Captura sin lagunas | La conexión mediante SMTP-Journal captura de forma completa el correo entrante y saliente, independientemente del comportamiento de los usuarios |
| Plazos de conservación | Configuraciones predeterminadas para seis y diez años, además de un editor de reglas para requisitos propios por dominio, grupo o buzón |
| Búsqueda de texto completo | Búsqueda por asunto, contenido, remitente, destinatario, período y adjuntos |
| Acceso basado en roles | Cada usuario ve su propio archivo, los derechos adicionales se otorgan de forma específica |
| Principio de doble verificación | El acceso a buzones de terceros requiere la aprobación de una segunda persona autorizada |
| Grupos y departamentos | Los derechos de acceso pueden gestionarse mediante grupos en lugar de mantenerlos buzón por buzón |
| Exportación para auditorías | Se pueden exportar mensajes individuales o conjuntos completos para inspecciones fiscales y solicitudes de información |
| Concepto de eliminación conforme al RGPD | Tras el vencimiento del plazo se elimina automáticamente, los plazos de bloqueo vigentes permanecen intactos |
| Supervisión del almacenamiento | Advertencia al acercarse al almacenamiento contratado, ampliación en cualquier momento desde el portal |
Un archivo no es una copia de seguridad
Una copia de seguridad restaura un estado. Un archivo demuestra un contenido. Eso es exactamente lo que exige la inspección fiscal: integridad, inalterabilidad y trazabilidad durante todo el plazo de conservación. Quien reconstruye buzones eliminados a partir de copias de seguridad no puede demostrar ninguno de estos tres puntos. Conbool Archive registra cada mensaje directamente durante el transporte, antes de que un usuario pueda moverlo o eliminarlo.
Independiente del servidor de correo
La conexión se realiza mediante SMTP-Journaling y funciona así con Exchange Online, Microsoft 365, Exchange clásico y cualquier otro servidor de correo. Un asistente de configuración guiado acompaña la conexión paso a paso. Un cambio de proveedor de correo deja intacto el archivo existente.
Protección de datos y cogestión
El archivado afecta a los derechos de personalidad, por lo que el acceso está estrictamente controlado. Por defecto, cada empleado ve exclusivamente su propio archivo. El acceso a buzones de terceros solo es posible mediante el principio de doble verificación y se registra. Esto facilita considerablemente la coordinación con el consejo de empresa y el responsable de protección de datos.
Para quién está pensado Conbool Archive
Para toda empresa con obligación de conservación mercantil o fiscal, desde el taller artesanal hasta el grupo empresarial. Especialmente relevante para sectores con obligaciones adicionales de justificación, como sanidad, finanzas, derecho, energía y el sector público.
Seguridad del correo electrónico desde Alemania
Conbool Archive forma parte de la suite integrada de seguridad de correo electrónico de Conbool: protección contra amenazas, cifrado, envío seguro de archivos, firmas centralizadas, archivado y DMARC. Todo de un solo proveedor y firmemente en manos alemanas.
Cumpla ahora con la obligación de conservación, sin esfuerzo, Made in Germany.
- Cumple con la obligación de conservación: cada correo electrónico empresarial se archiva de forma automática, completa e inalterable, seis años según el derecho comercial, diez años para la documentación fiscalmente relevante.
- Cumple con la obligación de conservación: cada correo electrónico empresarial se archiva de forma automática, completa e inalterable, seis años según el derecho comercial, diez años para la documentación fiscalmente relevante.
- Cumple con la obligación de conservación: cada correo electrónico empresarial se archiva de forma automática, completa e inalterable, seis años según el derecho comercial, diez años para la documentación fiscalmente relevante.